Beberapa waktu yang lalu, tepatnya di bulan Juni, saya sempat mendapatkan pengalaman yang berharga untuk melaksanakan Kerja Praktek di sebuah perusahaan otomotif Jepang yang merupakan best practice  dari keilmuan yang sedang saya tekuni saat ini, yakni ilmu teknik industri. Ya, perusahaan tersebut adalah Toyota, yang notabene merupakan salah satu perusahaan Jepang yang mempelopori perkembangan ilmu teknik industri di dunia. Jadi merupakan pengalaman berharga bagi saya untuk dapat menjadi bagian dari mereka pada saat itu. Karena saya pikir, saya dapat menimba ilmu sebanyak-banyaknya disana, apalagi ilmu yang saya dapat bukanlah sekedar teori semata namun lebih kepada implementasi nyata di dunia industri yang sesungguhnya.

Benar saja, di Toyota ini saya menemukan berbagai hal yang saya pelajari di kampus dan terimplementasi dengan baik di perusahaan tersebut. Salah satu hal yang paling membuat saya kagum adalah implementasi metode continuous improvement yang senantiasa diterapkan oleh Toyota melalui seluruh lapisan pekerjanya. Ya, seluruh lapisan pekerjanya. Betapa saya terkagum-kagum ketika mendapati bahwa hampir seluruh lapisan pekerja disana memiliki keahlian untuk dapat melakukan improvement bagi perusahaan maupun di lingkungan area pekerjaannya. Walaupun tingkat keahlian mereka berbeda-beda, namun saya tetap kagum karena setidaknya mereka dapat mentransfer kemampuan problem solving ke seluruh lapisan pekerja. Sehingga bukan hanya jajaran manajemen saja yang dapat melakukan improvement, namun seluruh pekerja juga dapat menyumbangkan ide improvementnya bagi perusahaan melalui metode yang sistematis.

Dalam periode Kerja Praktek ini, saya mencoba untuk melakukan improvement bagi perusahaan melalui metode problem solving yang diterapkan disana yaitu dengan mengadaptasi metode Quality Control Circle (QCC). Sebetulnya ada metode problem solving lain yang diterapkan di Toyota, yaitu Toyota Best Practice (TBP). Namun pada kesempatan tersebut, saya belum dapat mendalaminya lebih lanjut sehingga saya mencoba melakukannya hanya dengan 1 metode saja, yakni QCC.

Di Departemen Teknik Industri UI, saya pun sebelumnya telah mendapatkan pengetahuan tentang tahapan-tahapan untuk melakukan sebuah improvement. Jadi di Toyota saya mencoba menganalisis metode problem solving yang saya dapatkan di kampus dibandingkan dengan metode problem solving yang diterapkan di Toyota dengan mencoba menerapkan teknik problem solving tersebut langsung di industri yang sesungguhnya. Salah satu metode problem solving yang saya ketahui pada awalnya adalah metode DMAIC. DMAIC merupakan suatu tahapan yang terdiri dari 5 tahapan besar dalam menyelesaikan suatu permasalahan. Tahapan tersebut diantaranya adalah Define, Measure, Analyze, Improve dan Control. Berikut ini adalah penjelasan singkat terhadap tahapan-tahapan tersebut.

Define merupakan tahapan awal dalam problem solving, dimana kita harus mendefinisikan permasalahan apa yang akan diangkat pada improvement kali ini. Karena tak jarang kita merasakan berbagai macam permasalahan. Namun sesungguhnya kita tidak dapat mengatasi seluruh permasalahan tersebut secara bersamaan, sehingga diperlukanlah suatu pengambilan keputusan terhadap permasalahan apa yang akan dibahas pada saat itu melalui tahapan define.

Setelah melakukan define, selanjutnya adalah melakukan pengukuran terhadap kondisi saat ini melalui tahapan Measure. Dalam membangun suatu improvement, kita memerlukan suatu parameter dalam mengukur suatu kondisi agar dapat terlihat prosentase pencapaiannya diakhir jika dibandingkan dengan kondisi sebelum improvement. Inilah fungsi dari tahapan ini, dimana kita harus melihat sejauh mana pencapaian kondisi pada saat ini melalui parameter yang terukur.

Tahapan yang selanjutnya adalah Analyze, dimana pada tahapan ini kita harus mengidentifikasi akar penyebab dari permasalahan yang diangkat. Apa yang kita rasakan saat ini pada dasarnya bukanlah akar permasalahannya, melainkan hanya gejalanya saja. Sehingga untuk mengatasi permasalahan tersebut, kita tidak cukup untuk mengeliminasi gejala-gejala yang kita rasakan saja, melainkan harus mengeliminasinya dari akar penyebabnya. Hal tersebut dilakukan agar dampak perbaikan yang nantinya dirasakan akan lebih holistik dan menyeluruh. Untuk mempermudah tahapan ini, kita juga dapat menggunakan 7 Tools, 7 New Tools of Quality ataupun dengan metode statistik.

Setelah kita mendapatkan akar permasalahan, metode selanjutnya yang kita lakukan adalah menentukan dan melakukan improvement action yang tepat untuk mengatasi akar permasalahan tadi pada tahapan Improve. Berbagai macam kegiatan improvement dapat dilakukan pada tahapan ini.

Tahapan selanjutnya yang merupakan tahapan yang terakhir adalah Control. Dimana tahapan ini kita melakukan pengukuran kembali terhadap parameter kondisi setelah melakukan improvement. Melalui tahapan inilah kita dapat mengetahui seberapa besar keberhasilan improvement yang kita lakukan.

Secara garis besar, tahapan-tahapan tersebutlah yang saya lakukan dalam melakukan problem solving dengan metode DMAIC. Metode ini pernah saya terapkan dalam Quality Improvement Project di sekitar area kampus dengan objek permasalahan pada musholla di salah satu gedung FT dan berikut ini adalah hasil yang saya dan kelompok saya dapatkan.

Sedangkan di Toyota, saya mencoba melakukan suatu improvement berdasarkan metode yang diterapkan di sana yakni Quality Control Circle (QCC). Quality Control Circle (QCC) merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan oleh pegawai Toyota secara berkelompok, dengan tujuan untuk mengungkap suatu permasalahan yang terjadi di lingkungan kerja mereka. Kelompok QCC ini memiliki kewajiban pula untuk merumuskan langkah-langkah untuk menanggulangi permasalahan tersebut dengan metode sistematis yang dikenal dengan 8 Steps.

Metode QCC ini secara umum tak berbeda dengan DMAIC, namun menurut saya tahapan ini lebih terinci karena terdiri dari 8 langkah, yaitu terdiri dari :

  1. Menentukan tema;
  2. Analisa kondisi yang ada;
  3. Penetapan target;
  4. Analisa sebab akibat;
  5. Rencana penanggulangan;
  6. Penanggulangan;
  7. Evaluasi hasil, serta;
  8. Standardisasi dan tindak lanjut.

Masing-masing langkah memiliki korelasi yang tidak dapat dipisahkan dan harus dilakukan secara bertahap. Kita tidak akan dapat mencapai langkah selanjutnya apabila kita belum menuntaskan langkah yang sebelumnya. Karena hasil (output) pada suatu langkah akan menjadi input untuk langkah selanjutnya.

Objek pemecahan permasalahan yang saya lakukan di Toyota adalah berkaitan dengan mengatasi lamanya lead time seorang Contact Person di divisi Production Control dalam menanggapi pertanyaan/complain Supplier yang berkaitan dengan Logistic dan Procurement. Berikut ini adalah laporan A3 yang berhasil saya kerjakan dalam melakukan improvement tersebut.

– Citra Prana Paramita (@citraprana)

Advertisements